5 korzyści z wdrożenia technologii VoIP w branży hotelarskiej

VoIP, czyli technologia przesyłania dźwięku za pomocą sieci Internet, zyskuje coraz większą popularność w wielu sektorach biznesu, szczególnie tych, w których elastyczna komunikacja jest na wagę złota. Należy do nich również branża hotelarska. Przedstawiamy 5 argumentów za wykorzystaniem VoIP w obiektach hotelowych.

1. Wiele zadań – jedno urządzenie IP

Pokojówki, portierzy, kelnerzy, barmani, administracja itp. oraz dziesiątki pokoi – łatwo wyobrazić sobie z jak wielką liczbą numerów wewnętrznych oraz komunikatów przesyłanych za ich pośrednictwem mamy do czynienia w obiektach hotelowych. W tym przypadku wykorzystanie VoIP przynieść może korzyści zarówno gościom hotelowym, jak i samemu, licznemu w końcu, personelowi. W jaki sposób? Zacznijmy od tego, że zunifikowany system hotelowy pozwala na wykonywanie szeregu czynności, za pośrednictwem jedynie – telefonu VoIP. Pokojówki mogą, np. zgłaszać stan pokoju (posprzątany, uzupełniony barek itp.), klienci – rejestrować przybycie oraz wyjazd (check-in/check-out) czy status „nie przeszkadzać”. Dodatkowo pełen rejestr połączeń wykonywanych z każdego pokoju hotelowego przez system, pozwala na szybkie rozliczanie kosztów połączeń (już w momencie pobierania od klienta opłaty za pobyt).

2. Zawsze pod telefonem

Większość personelu hotelowego to osoby będące w ciągłym ruchu. Elastyczne narzędzia komunikacji odgrywają w ich przypadku kluczową rolę. Telefony komórkowe to jedno z rozwiązań – pytanie jednak czy najlepsze? W wielu obiektach, szczególnie tych położonych w najdalszych zakątkach Polski, poważną barierę komunikacyjną stanowić może brak czy też częsta utrata zasięgu. Jeśli więc w hotelu znajduje się stabilne łącze internetowe warto zastanowić się nad wykorzystaniem technologii VoIP. Personel hotelowy może w tym przypadku korzystać z bezprzewodowych telefonów z systemem DECT/WiFi.

3. Na skróty – centrala IP PBX

Hotelowa rzeczywistość to również setki telefonów dziennie. Intensywna komunikacja, nad którą nikt nie panuje, prowadzi w konsekwencji do chaosu i dezinformacji. W tym przypadku pomocna okaże się centrala telefoniczna IP PBX. Na jakie udogodnienia możemy liczyć korzystając z jej funkcjonalności? Przede wszystkim – numery skrócone, dzięki którym każdy z gości kontaktuje się z serwisem hotelowym (recepcją, room service) w szybki i prosty sposób. Dodatkowe zaprogramowanie numerów pod przyciskami funkcyjnymi telefonu, przyspiesza kontakt z personelem i załatwienie naglącej klienta sprawy. Funkcjonalnością centrali IP PBX, szczególnie przydatną z punktu widzenia obsługi hotelu, jest możliwość ustawienia grup dzwoniących. Dzięki temu, wykonując jedno połączenie – przykładowo z recepcji – możemy przekazać komunikat całej grupie odbiorców, której on dotyczy, np. osób sprzątających.

4. Otwartość na integrację

Rozwiązania oparte o technologię VoIP, znajdą zastosowanie zarówno w obiektach z wdrożoną siecią telekomunikacyjną, jak tych, które jeszcze jej nie posiadają. Hotel może zarówno wdrożyć wirtualną centralę, wyposażoną we własny system hotelowy, jak i zdecydować się na integrację z system obecnie używanym. W pokojach hotelowych mogą zostać umieszczone stacjonarne telefony IP, natomiast personel otrzymuje telefony WiFi. Jeśli hotel korzysta z tradycyjnej sieci telefonicznej wykorzystamy dodatkowo bramę, do której podpięte będą wszystkie telefony analogowe w pokojach, a telefon IP lub moduł recepcyjny, monitorujący status zajętości numerów w całym obiekcie, zostanie zainstalowany bezpośrednio na recepcji. Na uwagę zasługuje również rozbudowany moduł zapowiedzi głosowych – IVR, który doskonale sprawdzi się w obsłudze połączeń na hotelowej infolinii.

5. Realne cięcie kosztów

Poza wygodą użytkowania technologia VoIP przynosi również oszczędności. Mówimy o niższych kosztach budowy infrastruktury kablowej, niekiedy niższej cenie zakupu centrali PBX. VoIP daje możliwość korzystania z rozwiązania wirtualnego, a w tym przypadku za opiekę nad centralą odpowiedzialny jest dostawca rozwiązania – nie ma potrzeby zatrudniania dedykowanej osoby do jej obsługi.

Każdy, kto choć raz był gościem jednego z takich obiektów, wie jak ogromne znaczenie odgrywa w nim sprawny, szybki kontakt, o każdej porze dnia i nocy. To również wymaga od właścicieli hoteli, poszukiwania elastycznych rozwiązań do komunikacji i alternatywy dla tradycyjnej sieci telefonicznej – wielu z nich porzuca rozwiązania analogowe na rzecz VoIP. I słusznie.

Autor:
Monika Jóźwiak
dyrektor sprzedaży i rozwoju biznesu Voipoint
www.voipoint.pl