Firmowa infolinia – zadbaj o pierwsze wrażenie

Rozmowa telefoniczna to najczęstsza forma nawiązania kontaktu z firmą. Odpowiada za pierwsze wrażenie wywołane u rozmówcy, które nierzadko decyduje o późniejszym nastawieniu do firmy oraz szansach na dalszą owocną współpracę. To właśnie świadomość korzyści płynących z profesjonalnej obsługi osób dzwoniących oraz komfort klienta powoduje rosnącą popularność firmowej infolinii telefonicznej.

Nowoczesny przedsiębiorca, dbający o rozwój swojej działalności, powinien stale śledzić rozwiązania technologiczne mogące usprawnić funkcjonowanie jego firmy. Bez wątpienia należą do nich usługi działające w oparciu o model „w chmurze”, tzw. cloud computing, umożliwiający korzystanie z zaawansowanych rozwiązań bez konieczności ponoszenia dużych nakładów inwestycyjnych i straty cennego czasu w oczekiwaniu na instalację. Dzięki temu, że obsługiwane są one przez internet, stały się kilkukrotnie tańsze, a przez to dostępne dla każdego. Nie inaczej w przypadku usług infolinii, gdzie prym wiedzie FreecoNet – lider telefonii internetowej VoIP i właściciel serwisu www.infolinie24.com, poprzez który przedstawia działanie oraz korzyści wynikające z wdrożenia profesjonalnej infolinii w firmie

Korzystanie z usług infolinii od FreecoNet daje mnóstwo możliwości. Można nabyć ogólnodostępny numer 801 – jeden dla wszystkich oddziałów firmy, ustawić automatyczne powitanie osoby dzwoniącej, np. „Dzień dobry. Witamy w telefonicznym centrum obsługi klienta firmy ABC. Informacje o usłudze – wybierz 1, Najnowsze promocje – wybierz 2, (…)” i umożliwić klientowi wybór jednej z opcji kontynuacji połączenia. Istnieje możliwość wgrania własnego głosowego komunikatu powitalnego lub skorzystania z syntezy mowy dostępnej we FreecoNet w Panelu Użytkownika.

„Rozwiązania profesjonalnej infolinii firmowej wcześniej przeznaczone były głównie dla największych przedsiębiorstw jak banki, agencje ubezpieczeniowe czy wielooddziałowe centra medyczne – teraz dostępne są nawet dla najmniejszych firm. Korzystanie z tych profesjonalnych usług telekomunikacyjnych znacząco wpływa na poprawę wizerunku przedsiębiorstwa w oczach jej klientów.” – informuje Paweł Gruszecki, Business Line Manager FreecoNet, Aiton Caldwell SA.

FreecoNet daje także możliwość zintegrowania usług infolinii z dowolnym systemem komputerowym, co w konsekwencji przekłada się na zautomatyzowanie procesu obsługi klienta. Rozwiązanie to doskonale sprawdza się m.in. w sklepach internetowych. Osoba dzwoniąca chcąc dowiedzieć się o status swojego zamówienia nie musi czekać na zgłoszenie konsultanta – wystarczy, że używając klawiatury telefonu wpisze odpowiedni numer, by uzyskać informacje. Dodatkowo usługi infolinii od FreecoNet umożliwiają tzw. kolejkowanie połączeń. Oznacza to, że w chwili gdy wszyscy konsultanci będą prowadzić rozmowę telefoniczną, klient nie usłyszy sygnału zajętości – zamiast tego zostanie automatycznie poinformowany o miejscu w kolejce osób oczekujących, a następnie połączony z konsultantem, który pierwszy skończy rozmowę. Całość połączeń przychodzących i wychodzących może być nagrywana, dzięki czemu klient ma pewność, że firma dba o najwyższe standardy bezpieczeństwa, a nagrany materiał może być także doskonałym narzędziem wykorzystywanym podczas szkoleń pracowników call center.

Niezwykle przydatną funkcją jest możliwość integracji infolinii z system CRM, służącym do zarządzania relacjami z klientem. „Uzyskujemy w ten sposób ogromne ułatwienie dla pracowników Biura Obsługi Klienta – system automatycznie identyfikuje dzwoniącego klienta na podstawie numeru telefonu oraz zapewnia dostęp do zawsze aktualnych danych i pełnej historii połączeń. Wszystko to na ekranie komputera, bez zbędnego przełączania między programami, co znacznie skróci czas obsługi klienta, wpłynie na jakość obsługi i pozytywne wrażenie osoby dzwoniącej.” – wskazuje Paweł Gruszecki.

Kluczową korzyścią, jaką niesie za sobą wdrożenie firmowej infolinii, jest profesjonalny wizerunek w oczach klientów i pewność, że firma dba o najwyższą jakość obsługi. Korzystanie z tych nowoczesnych rozwiązań poprawia komfort pracy, a także bezpośrednio wpływa na wyższą efektywność i skuteczność pracowników. Nie bez znaczenia dla przyszłości firmy jest również oszczędność wynikająca z zarządzania całością usługi przez internet, dzięki czemu przedsiębiorstwo nie musi ponosić kosztów zakupu drogiego sprzętu. Dodatkowo, elastyczność w konfiguracji oraz rozbudowie systemu sprawia, iż rozwiązania doskonale dopasuje się do potrzeb i wielkości każdej firmy. Krótko mówiąc, infolinia to proste i skuteczne narzędzie, które nawet najmniejszym firmom umożliwia stworzenie sprawnego systemu telefonicznej obsługi klienta.